Manchmal wundere ich mich schon beim Lesen von Lern- und Lehrunterlagen. Stimmt das, was der da schreibt? Ist das auch so anzuwenden? Ganz unangenehm wird es, wenn ein reich bebildertes Layout und verständliche Texte einfache Anwendbarkeit signalisieren und man dann nach der Schulung feststellt, das diese Methode dann doch nichts taugt. Oder man hat die Unterlagen erst gar nicht bekommen und ärgert sich über die nicht nachvollziehbaren Verteilwege von Dokumenten und Informationen. Vielfach ist es gar nicht der Dokumentenersteller allein, der dieses Dilemma verursacht hat. Es gibt wie immer noch versteckte Einflussfaktoren. 

Wie man es trotzdem noch ein wenig besser machen könnte, dazu hier ein paar Anregungen:

Wenn die Inhalte per Email verteilt werden - "... Du kriegst das Dokument nicht mein Freund..." - und jeder Lesewillige sich eine private Sammlung an Dokumenten anlegt, weil keine zentralen Lösungen verwirklicht wurden - "...meine Festplatte beinhaltet 1234 Dokumente, leider konnte ich vor lauter Sammelwut noch keines davon lesen...", dann haben Sie im Vorfeld erfolgreich alles Notwendige getan um Ihr Projekt schon mal dokumentarisch an die Wand zu fahren.  

Offen gesagt, es sind immer mehrere Personen welche auf das Ergebnis eines Dokuments Einfluss haben. 

• sicherlich der Ersteller des Dokuments und dessen Qualifikation überhaupt ein Dokument nach Anforderungen erstellen zu können
  
  
• dann zu einem nicht unwesentlichen Teil der Auftraggeber zum Definieren der Ziele und Betreuen der Arbeitenden
  
  
• die Gruppe, welche schon andere Dokumente erstellt hat und den Rahmen festlegt, welche Qualität erarbeitet werden soll

Zu diesen leicht erkennbaren Einflussfaktoren gesellen sich verschiedene unsichtbare Steuergrößen.

Dokumentenformat und Software

Es macht sehr wohl Sinn, sich im Vorfeld einer Dokumentenerstellung auf das erzeugende Programm (MS-Word oder PowerPoint) oder sogar auf ein Authorensystem zur Erzeugung webbasierender Dokumenteninhalte zu verständigen. MS Word und auch zum Teil Powerpoint sind nur bedingt portierbar und erzeugen fürchterlichen HTML oder XML-Code. Für  Layoutprogramme oder Übersetzungsmaschinen ist dieses XML schwer verdaubar. Denken Sie an diese Abhängigkeiten, wenn Sie einen Übersetzer beauftragen. Jener bedient sich vorhandener Software und flucht dann im stillen Kämmerchen über Ihre Dokumente. 

Layoutfreiheit

So könnte man sich schon überlegen, wieviel Layoutfreiheit ein Dokumentenersteller wirklich benötigt. Wenn Sie Layout  Orgien in PowerPoint erfolgreich reduzieren und Ihre Authoren sich mit dem Inhalt beschäftigen statt Bilder tagelang von links nach rechts und dann wieder nach unten oben zu schieben, haben Sie eine gute Chance, auch fachlich ansprechbare Dokumente in einheitlichem Layout und in kurzer Erstellungszeit zu erhalten.

Textbausteine nutzen

Als recht hilfloses Instrument hat sich PowerPoint erwiesen, wenn es gilt mehrsprachige Übersetzungen aus einem Masterdokument zu erstellen. Powerpoint besitzt keine Textbausteine. Somit treiben Ihre Authoren wegen uneinheitlicher Sprachbildung jeden Übersetzer in die Nachtarbeit. 

Word wiederum ist absolut schwach im Handling von Grafiken. Klar, das Programm heisst ja auch Microsoft Word und nicht Microsoft Grafik. Das ist oft aber nicht jedem Entscheider klar, wenn Entscheidungen zur Templateverwendung aus Word oder PowerPoint fallen. Oft stellt man erst im Projektverlauf fest, ob eine Entscheidung für die Produkte aus Redmond richtig oder falsch war. 

Ein Contentmanagement (CMS) einsetzen 

Mit Sicherheit ist es höchst sinnvoll für ein Einführungsprojekt von CATIA V5 und dessen Dokumentation ein Contentmanagementsystem einzusetzen bevor überhaupt das erste Dokument entsteht. WordPress wäre dafür ein leicht und für jeden anwendbares CMS.  

Software gestützte Dokumentenpflege 

Am wenigsten Beachtung findet die Versionierung, Freigabe, und Pflege und Archivierung von Texten. Auch hier gibt es wieder sinnvolle Plug-Ins für Content Management Systeme, oder wer in Einzeldokumenten arbeitet sollte sich dazu geeignete Software kaufen oder im Internet als Freeware herunterladen . 

Da gibt's enorm leistungsfähige Pakete für wenig Geld. Beispielsweise DocMan in Verbindung mit Joomla oder Mambo . Eine hoch aufwendige Lotus Notes Teamroom-Lösung, welche die Verlinkung nur über Mausartistik erlaubt oder gar Dokumentenarchivierung in ein E-Learning System können Sie auch andenken, müssen aber höheren Verwaltungsaufwand dafür einplanen.

Wenn Sie dann noch ein wenig auf Ihren Workflow achten und nicht die letzten Fotos vom Betriebsausflug unter den Dokumenten für den Freestyler archivieren sind Sie schon mal recht gut unterwegs.

Auch ist jetzt mal die Zeit gekommen vor R16 die alten Kamellen aus R10 und R8 zu entsorgen. Es sei denn, Sie sind noch auf dem Erkenntnisstand von Release 8. Dann haben Sie aber nicht nur ein Dokumentationsproblem ...